Ogłoszenie o naborze do pracy

w Biurze Regionalnym Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Brukseli

Termin składania ofert: do dnia 4 listopada 2024 r.

Sekretarka (1 etat)
Miejsce pracy: Avenue de Tervueren 48, 1040 Bruksela
Ogłoszono dnia: 24 października 2024
Nr ogłoszenia: 1/2024

Zlecenie: Biuro Regionalne Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Brukseli

1. Wymagania w stosunku do kandydatów:

Wymagania niezbędne:

1. Obywatelstwo polskie;
2. Wykształcenie średnie;
3. Posiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych i korzystanie z pełni praw publicznych;
4. Biegła znajomość języka angielskiego oraz języka francuskiego w mowie i w piśmie;

Wymagania dodatkowe:

1. Wiedza na temat funkcjonowania instytucji Unii Europejskiej i samorządu w Polsce;
2. Doświadczenie w pracy na stanowisku sekretarskim lub asystenckim;
3. Doświadczenie w pracy w środowisku międzynarodowym, w szczególności w Brukseli;
4. Wiedza na temat Województwa Warmińsko-Mazurskiego, Podlaskiego, Lubelskiego, Podkarpackiego i Świętokrzyskiego;

2. Zakres zadań wykonywanych na stanowisku:

• pełna obsługa sekretariatu Domu Polski Wschodniej;
• obsługa centrali telefonicznej;
• wspieranie pracy Koordynatora Domu Polski Wschodniej w czynnościach administracyjnych;
• zapewnienie efektywnej komunikacji wewnętrznej, głównie poprzez notowanie, przetwarzanie i przekazywanie informacji;
• przyjmowanie interesantów;
• pomoc przy organizacji delegacji krajowych i zagranicznych;
• współorganizacja z przedstawicielstwami działającymi w ramach inicjatywy Dom Polski Wschodniej w Brukseli wydarzeń wspólnych;
• administrowanie budynkiem Domu Polski Wschodniej w Brukseli we współpracy z Koordynatorem działań wspólnych Domu Polski Wschodniej oraz Dyrektorem Biura Regionalnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Brukseli;
• przygotowywanie dokumentów księgowych m.in. zapewnienie poprawnego obiegu dokumentów oraz ich zgodności z przepisami i wewnętrznymi procedurami, uzyskiwanie zgód do akceptacji dokumentów, przygotowywanie dokumentów do płatności, sprawdzanie zgodności, zebranie kompletnej dokumentacji z załącznikami, współpraca z główną księgową w zakresie zgodności dokumentów.
• pomoc przedstawicielom województw działającym w ramach DPW w przygotowywaniu dokumentów związanych z realizacją wspólnych zadań.

3. Wymagane dokumenty:

1. List motywacyjny w języku polskim,
2. Życiorys zawodowy– w języku polskim;
3. Kserokopie dyplomów, świadectw potwierdzających wykształcenie;
4. Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji.
5. Oświadczenie o posiadaniu pełnej zdolności do czynności prawnych i korzystaniu z pełni praw publicznych;
6. Inne dodatkowe dokumenty o posiadanych kwalifikacjach i umiejętnościach;

4. Termin, sposób i miejsce:

Termin: do 4 listopada 2024 r. do końca dnia.

Wymagane dokumenty aplikacyjne należy:

• przesłać w formie papierowej za pośrednictwem operatora pocztowego na adres:

Biuro Regionalne Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Brukseli
Avenue de Tervueren 48
1040 Bruksela
z dopiskiem „Konkurs – Biuro w Brukseli”

(o zachowaniu terminu decyduje data wpływu do Biura)

lub

• złożyć osobiście w zamkniętej kopercie opatrzonej imieniem i nazwiskiem z dopiskiem „Konkurs – Biuro w Brukseli” w godzinach: 09.00-13.00 w Biurze Regionalnym Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Brukseli Avenue de Tervueren 48
  1040 Bruksela

lub

• przesłać do końca dnia wyznaczonego terminu na składanie ofert w formie e-mailowej na adres: info@eastpoland.eu z tematem emaila: „Konkurs – Biuro w Brukseli”

5. Informacje dodatkowe

Aplikacje, które wpłyną do Biura Regionalnego w Brukseli po wyżej określonym terminie, w inny sposób niż określony w ogłoszeniu, bez kompletu wymaganych dokumentów nie będą rozpatrywane.

6. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. – RODO informuję, iż:

1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Biuro Regionalne Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Brukseli z siedzibą w Avenue de Tervueren 48 1040 Bruksela, Belgia, reprezentowane przez Dyrektora Biura Panią Małgorzatę Wasilenko.
2. W Biurze Regionalnym Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Brukseli został wyznaczony Inspektor ochrony danych, z którym można się skontaktować w sprawach ochrony swoich danych osobowych i realizacji swoich praw, poprzez e-mail: zywicki@warmia.mazury.pl.
3. Biuro Regionalne Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Brukseli współadministruje danymi osobowymi z przedstawicielstwami Województw Podlaskiego, Lubelskiego, Świętokrzyskiego i Podkarpackiego w ramach wspólnej inicjatywy pn. Dom Polski Wschodniej (East Poland House). Współadministrowanie odbywa się w oparciu o przepis art. 26 RODO, a jego podstawą są zapisy Regulaminu Działania Domu Polski Wschodniej.
4. Współadministratorzy uzgodnili, iż to Biuro Regionalne Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Brukseli odpowiada za prowadzenie dokumentacji RODO, realizację obowiązku informacyjnego oraz realizację praw podmiotów danych wynikających z RODO.
5. Dane osobowe przetwarzane będą w celu przeprowadzenia procesu naboru na wolne stanowisko urzędnicze, w tym kierownicze stanowisko urzędnicze na podstawie:

• 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zakresie danych wskazanych w przepisach prawa (m. in. art. 22¹ ustawy Kodeks pracy)
• 6 ust. 1 lit. a RODO w zakresie innych danych podanych przez Pana/Panią dobrowolnie np. w liście motywacyjnym, na podstawie wyrażonej przez Pana/Panią zgody. Jeżeli w dokumentach zawarte będą dane, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO (tzw. szczególne kategorie danych osobowych) podstawą przetwarzania jest również Pana/Pani wyraźna zgoda (art. 9 ust. 2 lit. a RODO), która może zostać odwołana w dowolnym czasie.

6. Odbiorcami Państwa danych osobowych mogą być wyłącznie uprawnione podmioty, które realizują swoje cele przetwarzania na podstawie odrębnych przepisów prawa.
7. Państwa dane osobowe nie będą przekazywane poza teren Polski, Unii Europejskiej czy Europejskiego Obszaru Gospodarczego (UE i Norwegia, Lichtenstein i Islandia).
8. Biuro Regionalne Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Brukseli przechowuje dane osobowe zgromadzone na potrzeby naboru przez okres 3 miesięcy od daty ogłoszenia wyników naboru zaś dane osobowe w zakresie imienia, nazwiska i miejsca zamieszkania dodatkowo będą przetwarzane przez okres 5 lat zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
9. W ramach uprawnień dotyczących Państwa danych osobowych przysługują Państwu następujące prawa: dostępu do swoich danych, do sprostowania/uzupełnienia danych, prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych, do przenoszenia danych, do wniesienia skargi do organu nadzorczego, jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub jego belgijski odpowiednik. Prawo do usunięcia danych, do ograniczenia przetwarzania i do wniesienia sprzeciwu przysługują w zakresie, w jakim są one dopuszczalne przepisami prawa (odpowiednio art. 17, art. 18, art. 21 RODO).
10. Realizacja uprawnień będzie możliwa na Państwa wniosek i będzie realizowana przez Biuro Regionalne Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Brukseli:

• przesłany drogą pisemną na adres Biura Regionalnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Brukseli, Avenue de Tervueren 48 1040 Bruksela, Belgia,
• zgłoszony pod nr telefonu: 0032 2 738 02 20
• przesłany na adres e-mail: info@eastpoland.eu

11. Podanie danych osobowych jest niezbędne do realizacji celu jakim jest rekrutacja na stanowisko wskazane w ogłoszeniu o naborze.